Categoría: Operaciones | Tiempo de lectura: 8 min
Hay una conversación que ocurre en casi todas las startups en algún momento entre el mes 6 y el mes 18 de su operación en España. Va más o menos así: "Necesitamos a alguien que lleve la administración. ¿Contratamos a una persona o lo externalizamos?"
La respuesta habitual es buscar un perfil en LinkedIn, calcular un salario y arrancar el proceso de selección. Lo que casi nadie hace antes es poner los números reales sobre la mesa.
Este artículo lo hace.
El coste real de contratar in-house en España 💼
Cuando una empresa calcula el coste de un empleado administrativo o de RRHH en España, el error más frecuente es partir del salario bruto. El salario bruto no es lo que paga la empresa. Es la cifra de la que se parte para calcular lo que paga la empresa.
Tomemos un perfil realista: un perfil de Técnico Administrativo o de RRHH con 3-5 años de experiencia en Madrid. El rango de mercado para ese perfil en 2026 está entre 28.000 y 35.000 euros brutos anuales. Usamos 30.000 euros como referencia.
Lo que paga la empresa sobre ese salario
| Concepto | Porcentaje | Importe anual |
|---|---|---|
| Salario bruto | — | 30.000 € |
| Contingencias comunes (SS empresa) | 23,60% | 7.080 € |
| Desempleo (empresa) | 5,50% | 1.650 € |
| Formación profesional | 0,60% | 180 € |
| FOGASA | 0,20% | 60 € |
| MEI 2026 | 0,90% | 270 € |
| Coste total SS empresa | 30,80% | 9.240 € |
| Coste laboral total | 39.240 €/año |
Eso es sin contar nada más. Y siempre hay algo más.
Costes adicionales que se olvidan calcular
El proceso de selección tiene un coste aunque lo hagas internamente. Horas del fundador o del COO en entrevistas, pruebas, negociación, redacción del contrato. Si se hace a través de un headhunter, la comisión habitual en España es del 15-20% del salario bruto anual, es decir entre 4.500 y 6.000 euros por contratación.
El onboarding también tiene un coste. Un perfil nuevo tarda entre dos y cuatro meses en ser completamente productivo. Durante ese período, alguien de la empresa le está dedicando tiempo.
El equipamiento: ordenador, periféricos, licencias de software. En un entorno de trabajo remoto o híbrido, entre 1.500 y 2.500 euros de inversión inicial.
La formación continua: en funciones admin y RRHH, la normativa cambia. El convenio colectivo, los tipos de SS, la regulación laboral. Alguien tiene que estar al día, y eso tiene un coste en tiempo o en cursos.
Las bajas y ausencias: en España, la empresa asume el coste de los primeros 3 días de baja por enfermedad común al 100%. A partir del cuarto día, la SS asume el 60% de la base reguladora, pero la empresa suele complementar. Un perfil que se pone enfermo una semana al año tiene un coste real, no teórico.
La rotación: la tasa de rotación en perfiles administrativos en España ronda el 18-22% anual según datos del sector. Cuando un empleado se va, el coste del proceso de selección, del período de adaptación del nuevo perfil y de la pérdida de conocimiento institucional se estima entre el 50 y el 150% del salario anual bruto del puesto.
Resumen del coste real in-house, primer año
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Coste laboral (salario + SS) | 39.240 € |
| Proceso de selección (coste interno estimado) | 2.000 € |
| Equipamiento e incorporación | 2.000 € |
| Formación inicial | 500 € |
| Coste de baja media (estimado) | 400 € |
| Total primer año | ~44.140 € |
Y eso con todo saliendo bien: contratación ágil, perfil que encaja, cero rotación en el primer año.
El coste real de externalizar 🔄
La externalización de funciones admin y de RRHH en España tiene un rango amplio dependiendo del volumen de trabajo, el tipo de servicio y el proveedor. Para hacer la comparativa útil, usamos tres escenarios reales.
Escenario A — Empresa en fase de implantación (meses 1-6)
Una empresa internacional que acaba de aterrizar en España necesita gestionar la constitución, las altas, las primeras contrataciones y la coordinación con gestorías. No necesita a alguien a jornada completa: necesita a alguien que sepa lo que hace y esté disponible cuando hace falta.
Coste típico de externalización en este momento: entre 2.000 y 4.000 euros por el proceso de softlanding (pago único, 12 semanas) más entre 350 y 500 euros por cada contratación gestionada.
Coste equivalente in-house: contratar un perfil senior de RRHH o admin para hacer ese trabajo durante esas 12 semanas costaría, a jornada completa, entre 10.000 y 12.000 euros (salario + SS de 3 meses), más el coste de selección de ese perfil.
Escenario B — Empresa con 5-15 empleados en España, operación estable
Necesita coordinación mensual con gestoría, gestión de incidencias laborales, onboarding de nuevas contrataciones (1-2 al trimestre), control documental y soporte a dirección. No necesita a alguien a jornada completa, pero sí a alguien con conocimiento real del sistema español.
Coste típico de externalización (Office Manager Remoto, plan 20h/mes): entre 800 y 1.000 euros al mes, es decir entre 9.600 y 12.000 euros al año.
Coste equivalente in-house: un perfil a media jornada con el nivel de experiencia necesario costaría entre 18.000 y 22.000 euros brutos anuales más SS (unos 5.500-6.800 euros adicionales). Total: entre 23.500 y 28.800 euros al año.
💡 La diferencia: entre 11.500 y 16.800 euros anuales a favor de la externalización, con un nivel de conocimiento técnico generalmente superior porque el proveedor externo está especializado en ese tipo de trabajo.
Escenario C — Empresa con 20+ empleados, necesidad de RRHH más estructura
En este punto, la externalización parcial sigue siendo eficiente para determinadas funciones (gestión de nóminas, coordinación con gestoría, onboarding), mientras que otras funciones como la cultura, el desarrollo de talento o la gestión de conflictos internos requieren una persona dentro del equipo.
A partir de 20-25 empleados, el análisis coste-beneficio se complica y depende mucho de la empresa. Lo honesto es decirlo.
Lo que el coste no captura 🎯
Hay argumentos a favor del in-house que los números no recogen y que son legítimos.
El conocimiento institucional acumulado. Un empleado interno aprende cómo funciona tu empresa, quiénes son los proveedores, cuáles son las excepciones al proceso estándar. Ese conocimiento tiene valor y tarda en construirse.
La disponibilidad inmediata. Un empleado interno responde a cualquier hora, está en las reuniones, conoce el contexto de cada decisión. Un proveedor externo trabaja dentro de un marco de horas acordado.
La integración cultural. Para algunos equipos, tener a alguien de RRHH dentro del equipo es parte de cómo construyen la cultura. Eso no es externalizable.
Y hay argumentos a favor de la externalización que tampoco aparecen en la tabla de costes.
La curva de aprendizaje cero. Un proveedor especializado ya sabe cómo funciona la Seguridad Social, cuál es el convenio colectivo de tu sector, qué plazos hay que cumplir y cómo gestionar una inspección de trabajo si llegara. Un empleado nuevo tarda meses en alcanzar ese nivel de conocimiento.
La escalabilidad inmediata. Si el volumen de trabajo crece, un proveedor externo absorbe el pico sin que tengas que contratar a nadie. Si baja, reduces el plan sin el coste de un ERE o una baja pactada.
El riesgo de rotación eliminado. El 20% de rotación anual en perfiles admin que mencionábamos antes no existe si el servicio está externalizado.
La pregunta real que hay que hacerse 🤔
La decisión entre externalizar y contratar in-house no es una decisión de costes. Es una decisión de momento.
Si estás en los primeros 12-18 meses de operación en España, con menos de 15 empleados y todavía consolidando si el mercado funciona para tu empresa, la externalización es más eficiente en coste, más flexible ante cambios y más rápida de activar.
Si llevas más de dos años en España, tienes un equipo estable de más de 20 personas y la operación en España es claramente permanente y prioritaria, tiene sentido construir capacidad interna — aunque muchas empresas mantienen la externalización para funciones específicas incluso en ese momento.
Lo que no tiene mucho sentido es contratar un perfil interno en los primeros seis meses de operación en España porque parece lo normal. Hace años era lo normal. Hoy hay alternativas que cuestan la mitad, arrancan en días y no generan un proceso de selección ni una baja que gestionar.
Resumen comparativo 📊
| Criterio | In-house (30K€ brutos) | Externalización |
|---|---|---|
| Coste primer año | ~44.000 € | 10.000–18.000 € según plan |
| Tiempo de activación | 6–12 semanas (selección + onboarding) | 1–2 semanas |
| Flexibilidad ante cambios | Baja (coste de baja pactada o ERE) | Alta (ajuste de plan mensual) |
| Conocimiento normativo | Depende del perfil contratado | Especialización por definición |
| Riesgo de rotación | 18–22% anual en el sector | Inexistente |
| Conocimiento institucional | Alto (con el tiempo) | Medio |
| Adecuado para fase early (0-18 meses) | No | Sí |
| Adecuado para operación madura (+20 empleados) | Sí (parcialmente) | Sí (funciones específicas) |
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